Sistema Gestión Documental
La gestión documental es uno de los procedimientos de transformación digital que se podría decir que recupera el tiempo entre el 20% y el 40 % de los procesos de una empresa.
Nuestros servicios de gestión documental incluyen un DMS (Document Management System), que simplifica los procesos de almacenamiento, acceso y gestión de documentos para convertir los datos en información relevante para tu empresa.
Con esto podrás optimizar los resultados.
Una gestión documental personalizada y profesional que ofrece un asesoramiento a las empresas para implementar eficazmente nuevas tecnologías, optimizando procesos documentales y mejorando así, la infraestructura digital.
Todos estos servicios delegados van a poder optimizar la productividad, ahorrar costes y tiempo, mejorar el retorno de inversión, proporcionar seguridad informática, además de cumplir con los reglamentos y normativas, así como optimizar el espacio de almacenamiento mejorando el acceso a los documentos de manera rápida y eficaz.
Un servicio de gestión documental, profesional y cuidado, metódico y ordenado, para poder ofrecer soluciones acordes a las necesidades del día a día.
Gestión de documentos
Mejora la Productividad
Ahorra costes y tiempo
Mejora el ROI
Seguridad Informática
Cumplimientos normativos
Acceso rápido documental
Sistemas de Gestión de Documentos
El papel es ampliamente utilizado en diferentes áreas de una empresa, como contabilidad, recursos humanos, calidad y legal. Esta cantidad en formato papel, se puede reducir considerablemente al implementar un sistema de Gestión Documental.
Los procesos basados en papel suelen ser lentos y engorrosos, lo que afecta el rendimiento al procesar grandes cantidades de solicitudes.
El almacenamiento y recuperación de documentos en papel es costoso y puede resultar en pérdidas de dinero y riesgos para la continuidad comercial.
Reducción de costes
- El ahorro va más allá del coste del papel, incluyendo otros gastos asociados como los recambios de tóner, actualizaciones de impresoras MFP y envíos postales.
- También se pueden obtener ahorros más significativos al eliminar archivadores y muebles, aprovechando mejor las zonas de almacenamiento.
- La digitalización de documentos puede proporcionar una solución más eficiente y económica en términos de costos.
Mejora la seguridad
- Limite el acceso a documentos e información para personas autorizadas y evite la manipulación indebida.
- Garantice una recuperación más efectiva de documentos en caso de desastres naturales o robos.
- Digitalice toda la documentación para facilitar su manejo y protección, utilizando la gestión documental.
Fluidez operativa
- El tema se centra en reducir el tiempo de los procesos totales en un 75% y mejorar la eficiencia en áreas como contabilidad, recursos humanos, calidad y legal.
- La idea es buscar soluciones que permitan agilizar y optimizar los procesos en estas áreas, utilizando herramientas digitales y prácticas de gestión eficientes.
- Al reducir el tiempo de los procesos y mejorar la eficiencia, se espera obtener beneficios en términos de productividad, costos y calidad del trabajo realizado.
Digitalización Documental
Automatizar los procesos comunes implica eliminar tareas manuales de introducción de datos, envío y archivado de documentos, obteniendo mayor beneficio de tiempo recuperado gracias a la Gestión Documental Activa.
Al automatizar estos procesos, los empleados pueden centrarse en funciones que fomenten la innovación y los beneficios de la empresa.
La automatización de procesos mejora la eficiencia y reduce errores al eliminar la intervención humana en tareas repetitivas.
Rendimiento del tiempo
- Se busca mejorar y aumentar el rendimiento en un entorno de trabajo.
- Desarrollo de flujos de trabajo ad hoc configurables: Se busca crear flujos de trabajo personalizados y configurables según las necesidades del entorno de trabajo.
- Incremento de la capacidad de gestión documental: Se busca mejorar la capacidad de gestionar documentos en un entorno de trabajo a través del uso de recursos actuales disponibles.
Riesgos eliminados
- La eliminación de riesgos se refiere a la implementación de reglas, lógica y estándares para mejorar el control de la información crítica de los negocios.
- Esta práctica notifica inmediatamente las excepciones para generar respuestas rápidas y focalizadas.
- El objetivo es garantizar la seguridad de la información y minimizar los riesgos potenciales.
Mejorar los beneficios
- La mejora de los beneficios se refiere a la búsqueda de formas de aumentar los ingresos y ganancias de una empresa.
- Ir más allá del rendimiento de los resultados finales implica no conformarse con los logros actuales y buscar oportunidades para innovar.
- Realizar trabajos innovadores que contribuyan al crecimiento, la mejora de los ingresos y los beneficios implica encontrar formas creativas de generar valor adicional y obtener mejores resultados.
¿Qué procesos comunes se pueden automatizar?
- Nuevos empleados: Cuando un nuevo empleado empiece a trabajar, genere automáticamente notificaciones de correo electrónico, introduzca los datos del empleado y active el flujo de tareas incluyendo formularios y documentos que deban ser rellenados por los empleados e involucrados, para su finalización, aprobación y archivado seguro. Todo esto es gracias a la gestión documental eficiente.
- Aprobación de facturas: Capture facturas digitales o impresas e indexe sus datos sin utilizar un proceso de introducción de datos manual. A continuación envíe estos datos a través de una cola digital organizada por centros de costes, cantidades, números de pedidos o cualquier otra variable relevante para usted. Finalmente, envíe los datos de vuelta a su ERP (SAP, Microsoft Dynamics o QuickBooks).
- Retención de registros: Automáticamente aplique políticas de retención de información a cualquier documento basado en sus metadatos. Configure cómo se ha de almacenar, cuando se marca para resolución, y quién debe saberlo antes de tomar una acción.”
Gestor Documental Empresas
El cumplimiento de las normativas legales en torno a la protección de datos y transparencia de la seguridad es importante para las empresas.
Cumplir con estas normativas puede generar beneficios empresariales significativos.
Estos beneficios van más allá de evitar multas y litigios.
Datos íntegros
- La integridad de los datos se refiere a garantizar que la información procesada sea completa y precisa, y que se almacene de manera segura para evitar manipulación, daño o eliminación.
- El cumplimiento normativo implica seguir las normas y regulaciones establecidas para asegurar la alta integridad de los datos.
- Para garantizar la integridad de los datos, es necesario implementar medidas administrativas, técnicas y físicas que protejan la información contra cualquier riesgo o amenaza.
Productividad maximizada
- Cuando la información digitalizada está disponible de manera segura y precisa, los equipos de trabajo pueden ejecutar procesos con mayor productividad y rentabilidad.
- La digitalización de la información reduce el riesgo de pérdida o daño de la misma, gracias a la gestión documental eficiente.
- La disponibilidad de información en el momento adecuado permite una ejecución precisa y confiable de procesos.
Satisfacción del cliente
- La satisfacción del cliente se logra a través de la combinación de protección de datos, privacidad de los usuarios y disponibilidad de la información.
- La superación de las expectativas y la generación de confianza son beneficios distintivos de los negocios digitales modernos, y sabemos que una forma de llegar y generar confianza es través de procesos de Gestión Documental eficiente.
¿Qué normativa es exigible?
Las exigencias normativas se refieren a las regulaciones gubernamentales que se aplican en diversas organizaciones.
Estas regulaciones abarcan aspectos como la protección de documentos, protección de datos, políticas de retención y divulgación de información.
El incumplimiento de las normativas puede resultar en multas elevadas, costos adicionales, litigios y daño a la reputación.
- El cumplimiento de normas como ISO 30300 o ISO 30301, GDPR no necesariamente ralentiza los procesos de una organización.
- A través de modelos de gestión documental digitales y la automatización de flujos de trabajo, las empresas pueden aumentar el ritmo y rendimiento de sus negocios.
- La adopción de estándares de control, transparencia de la información, seguridad y privacidad permite una transformación digital natural y beneficios para las empresas.
Gestor de Documentos Digitales
Antes, obtener nuevas aplicaciones implicaba gastos considerables y un gran control por parte de los departamentos de TI.
La nube centraliza todas las capas tecnológicas en una red de datos masiva y distribuida, accesible a través de internet.
La posibilidad de acceder a aplicaciones basadas en la nube brinda flexibilidad financiera, una ruta de valor y simplicidad administrativa.
Finanzas flexibles
- Las aplicaciones basadas en la nube permiten adquirir servicios gradualmente en lugar de todo a la vez.
- Se pueden adquirir a través de gastos operacionales en lugar de gastos de capital.
El valor de la nube
- Los servicios de flujos de trabajo y gestión documental basados en la nube siguen una ruta de valor: “primero probar → comprar → ampliar”.
- Este enfoque es diferente al tradicional que consiste en “comprar → implementar → esperar que dure”
Simplificar administración
- La simplicidad administrativa se refiere a la reducción de la carga administrativa y la complejidad en la gestión de los procesos empresariales.
- La adopción de servicios en la nube permite que los proveedores se encarguen de los problemas de seguridad, funcionalidad y escalabilidad, lo que libera a los propietarios de empresas para centrarse en la optimización de los procesos y la productividad de su personal.
- La simplicidad administrativa es beneficioso para las empresas, ya que les permite ahorrar tiempo y recursos al tener una gestión más eficiente.
La nube como proceso productivo
- La automatización de oficinas en la nube combina la gestión documental y los flujos de trabajo inteligentes para realizar tareas pesadas y repetitivas de forma automática.
- Esta automatización libera a los trabajadores para que puedan centrarse en tareas más importantes y contribuir al crecimiento continuo de la empresa.
- Al implementar la automatización de oficinas en la nube, se pueden obtener beneficios inmediatos como nuevas posibilidades de innovación, una experiencia de usuario más interactiva, participación sin barreras y cumplimiento normativo total.
Procesos funcionales de la nube
- La funcionalidad sin comprometer los datos se refiere a la capacidad de utilizar todas las funciones de una solución en línea a través de un navegador web, sin poner en riesgo la seguridad, operatividad, rendimiento o posibilidades de expansión.
- Esto significa que los usuarios pueden acceder y utilizar todas las características y capacidades de una solución en la nube sin que esto comprometa la integridad y confidencialidad de los datos.
- Al utilizar esta funcionalidad, las empresas pueden aprovechar las ventajas de la nube sin preocuparse por la seguridad y la privacidad de sus datos.
Acceso globalizado
- Acceso desde cualquier dispositivo permite a los usuarios iniciar, comprobar y completar flujos de trabajo desde cualquier dispositivo.
- Mantener la productividad al máximo al permitir a los empleados trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar, es posible a través de la gestión documental.
Flexibilidad sin riesgo
- La flexibilidad y la ausencia de riesgos se refiere a la capacidad de ampliar, integrar y configurar nuevos flujos de trabajo y procesos empresariales sin afectar la productividad o requerir desarrollos complejos.
- Permite incorporar otras aplicaciones y atreverse con diferentes enfoques empresariales sin temor a comprometer la eficiencia o afrontar problemas técnicos.
- Proporciona una forma segura y sin riesgos de explorar nuevas ideas y mejorar los procesos existentes.
Estructura personalizada
- La arquitectura moderna se refiere al diseño y la estructura de los edificios y espacios construidos en la actualidad.
- La arquitectura multiusuario se refiere a un sistema o plataforma en la que múltiples usuarios pueden acceder y utilizar simultáneamente.
Nuestros Servicios
Servicios Administrativos Independientes
Creación de contenidos
Contenidos para webs, blogs, descripción de productos, redes sociales.
Redacción de informes y oficios, comunicados.
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Gestión de procesos
Mailing masivo, promoción y difusión, actualización de Bases de Datos, LOPD.
Sistemas de Gestión Documental
Te proporcionamos información sobre qué software de gestión empresarial se adapta más a tus necesidades.
Gestiones Telemáticas
Nos encargamos de procesos de gestión telemática para la buena comunicación con las Administraciones Públicas.