Hoy os dejamos por aquí información úitl e interesante sobre cómo Archivar y Organizar tus documentos digitales.
Bien, estás decidido a cambiar de forma considerable tu empresa gracias a la Transformación Digital, pero antes de dar un paso más allá y considerar la posibilidad de invertir en estos procesos, sientes que puedes hacerlo, pero no sabes por dónde ni cómo empezar.
Te vamos a decir un secreto: tranquilidad, todos hemos pasado por ahí y se puede lograr Archivar y Organizar tus documentos digitales, para recuperar cuanto antes la información.
En un mundo donde cada clic nos lleva a acumular más y más información, saber cómo gestionarla se convierte en una habilidad indispensable.
Así que, si te sientes abrumado por la montaña de archivos, tanto digitales como físicos, que no dejas de acumular y descargar varias veces porque no sabes dónde se ha guardado en tu oirdenador realmente, este post es para ti,.
Si lo prefieres, tienes este otro artículo que habla sobre los Sistemas de Gestión documental y cómo optimizar tu oficina de 0 a 100.
Índice de contenidos
Pero vamos a empezar por lo esencial, y lo esencial pasa por aprender a archivar y organizar tus documentos digitales de manera eficiente.
¿Qué es un Archivo Digital?
Hay que tener en cuenta que nosotros llamamos archivo digital tanto al documento en sí, como a la carpeta donde se organizan.
Teniendo esto en cuenta, vamos a empezar por lo básico, que es el archivo digital simple y llano.
El documento de texto, audio, video o imagen que se genera con un dispositivo habilitado para ello.
Es decir, hacerte un selfie con el móvil, un vídeo de tus hijos corriendo por el parque, un documento word que escribes para dedicarle una carta a alguien, y otros muchos, son archivos digitales, lo importante de todo esto es saber archivar y organizar tus documentos digitales.
Por ejemplo, cuando escribes un texto en un procesador de palabras como Microsoft Word o Google Docs, estás creando un archivo digital.
Un archivo digital no es más que cualquier tipo de información almacenada de manera electrónica en formatos adaptados para ser mostrados en medios electrónicos, como por ejemplo, un ordenador, un smartphone, una tablet u otros.
Y como te decimos, pueden ser un documento de texto, una imagen, un video, un archivo de audio, la verdad, que formatos digitales hay un montón.
Lo maravilloso de los archivos digitales es que pueden ser creados, vistos, modificados y compartidos con facilidad, todo gracias a la tecnología.
Son perfectos para ser compartidos por las personas que los utilizan y también para llevarlos siempre contigo ya que se pueden archivar y organizar en un archivo digital.
Guardarlo en tu dispositivo o en la nube (por ejemplo en un drive de google) asegura que quede almacenado en formato electrónico, listo para poder tener acceso en cualquier momento.
Podrás archivar y organizar tus documentos digitales y consultarlos en tiempo real mediante cualquier dispositivo con conexión, en cualquier lugar del mundo.
Pero también está la otra parte de la definición, que no es más que las carpetas que contienen todos esos documentos digitales generados, y a los que debemos la tarea de archivar y organizar tus documentos digitales, pero…
¿Cómo se Elabora un Archivo Digital?
Como te hemos recordado, un archivo digital también se le llama a esa carpeta que contiene archivos individuales, y es aquí donde entra por suerte el saber archivar y organizar tus documentos digitales.
Por ejemplo en tu móvil, abres la aplicación de fotografías que tengas, eso es un archivo digital también, te aparece una lista de las fotos ( que son archivos individuales) que tienes almacenadas dentro de esa aplicación (llámalo carpeta).
Y por si no te has fijado, cada una de las fotografías, tiene unos datos que la identifica, por ejemplo un nombre que el mismo móvil pone automáticamente, y si le das a detalles de fotografía te aparece incluso la fecha de creación, y así la carpeta (archivo digital) de fotografías te muestra cada fotografía por intervalos de tiempo…fotos de enero, fotos de febrero, fotos de marzo… fotos de un año, fotos de otro año…
Fácil, ¿verdad?
Siguiendo con el ejemplo, éstas carpetas o archivos digitales, están predefinidos ya en sistemas tanto android como en Apple, pero ¿qué ocurre con los archivos en nuestro ordenador?
Aquí la cosa cambia, ya que todos estos documentos los tenemos que clasificar nosotros y no se clasifican de manera predeterminada.
Por lo tanto lo primero que debemos hacer para una correcta clasificación de los documentos o archivos digitales en nuestro ordenador, es crear carpetas llamadas de determinadas formas.
Los ordenadores ya vienen por defecto con carpetas típicas de documentos, imágenes, vídeos, música, entre otras, pues un poco, para precisamente eso, saber dónde guardar los documentos digitales.
¿Pero qué vamos a aprender aquí? Te lo decimos en la siguiente sección:
La Organización en el Archivo de Documentos Digitales
Ahora, adentrémonos en el corazón del asunto: Archivar y Organizar tus Documentos Digitales.
Organizar estos archivos es vital para poder encontrarlos cuando los necesites, sin tener que perder tiempo buscando desesperadamente en un mar de información, en pocos clics y mejorando significativamente la eficiencia en tu trabajo.
Por ejemplo, os dejamos una imagen que vale más que mil palabras sobre cómo deberíamos tener el contenido organizado:
Puedes descargarla para tenerla como referencia, es un ejemplo, y tienes que optimizarla de acuerdo a las necesidades de tu empresa, evidentemente.
Pero es un inicio que puedes empezar a implementar en tu entidad.
¿Cómo Archivar de forma Digital?
Como ya te hemos enseñado, al principio puede parecer un poco tedioso, nadie dijo que archivar y organizar tus documentos fuese rápido, pero cuando adquieras la práctica de siempre hacerlo con el mismo sistema de guardado y clasificando cada archivo digital en su correspondiente carpeta, te será más fácil encontrar los documentos que necesitas.
Ten en cuenta estos 5 puntos clave:
- Estructura de Carpetas: Crea una estructura de carpetas intuitiva en tu ordenador o disco duro externo. Por ejemplo, puedes tener una carpeta principal para “Trabajo” y dentro de ella, subcarpetas para cada proyecto. Este método te ayudará a archivar y organizar tus documentos digitales de manera lógica y accesible.
- Nomenclatura Consistente: Usa un sistema de nombres coherente para tus archivos. Por ejemplo, “YYYY-MM-DD_nombre-del-documento”, puede ayudarte a ordenarlos cronológicamente y facilitar la tarea de archivar y organizar tus documentos digitales.
- Utiliza la Nube: Servicios como Google Drive, Dropbox, o OneDrive ofrecen no solo almacenamiento sino también opciones avanzadas de organización y búsqueda, accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
- Depuración Regular: Dedica tiempo a limpiar y organizar tus archivos regularmente. Eliminar documentos antiguos o duplicados ayuda a mantener la organización y es un buen método para Archivar y organizar tus archivos digitales.
- Etiquetas y Metadatos: Muchos sistemas permiten añadir etiquetas o metadatos a los archivos, facilitando su búsqueda por tema, proyecto o cualquier otro criterio relevante. Estas etiquetas son esenciales para archivar y organizar tus documentos digitales de forma eficiente.
Todo esto que te contamos de archivar y organizar tus documentos digitales, es por una simple razón, y es que te vas a sentir más productivo si decides tener un método que si decides no tenerlo.
Beneficios de Archivar y Organizar tus Documentos Digitales
- Eficiencia y Productividad: Reduce el tiempo que pasas buscando documentos.
- Seguridad: Te permite realizar copias de seguridad de forma más efectiva.
- Acceso Remoto: Con archivos bien organizados en la nube, puedes acceder a ellos desde cualquier lugar.
Dominar el arte de archivar y organizar tus documentos digitales no solo te permitirá navegar con más soltura en toda la información digital, sino que también te hará la vida mucho más fácil.
Puedes obtener más información en este otro post de blog sobre cómo organizar los archivos digitales de tu organización.
Y si sientes que es un proceso tedioso que no eres capaz de poder llevar a cabo por la cantidad de documentos sin criterio de clasificiación o porque no encuentras lo que buscas a golpe de clic, te dejamos por aquí también nuestros servicios de gestión documental, donde puedes obtener mayor información.
Espero que este post te haya proporcionado las herramientas y conocimientos necesarios para comenzar tu viaje hacia una mejor gestión de tus archivos digitales.
